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簽約流程

一、承辦單位之需求

  • 本校與國內()大學校院簽訂合作意向書,承辦單位為秘書室。
  • 本校與高中職聯盟學校簽訂合作意向書,承辦單位為招生處。
  • 本校與企業單位簽訂產學合作意向書,承辦單位為研究發展暨產學合作處。
  • 其他合約簽訂之承辦單位,依合約性質及內容,由秘書室協調。

備待簽文本

  • 準備二份內容一致的待簽合約文本
  • 。仔細核對合約書內容,並與對方確認,確保合約內容正確無誤,內容並經  校長核定
  • 。合約書應選用適合紙張,印刷精美,並加硬質封套。

三、 確定簽約時間地點及佈置場地

  • 包括合約簽約區安排以及會場佈置。
  • 人員邀請與通知:包括安排雙方的簽約人員和確定邀請的來賓及媒體人員。事先確定簽約雙方人員,雙方簽約人員身份應該對等。對於邀請的人員事先發送邀請卡,並確認儀式當天是否能到場。
  • 簽約用品準備:包括:簽字筆、桌子、桌布、桌牌、合約封套、合約書、胸花等。

四、 簽約儀式程序

儀式開始前事項

  • 安排雙方代表就坐,發放並協助簽約代表配戴胸花。
  • 確認實際到會人員名單,並核對主持稿。
  • 安排雙方代表人會見。
  • 會見結束後,按照事先安排,安排入座,協助簽約人員站在簽約人左邊。
  • 安排應邀嘉賓和媒體按位置就坐。

 簽約儀式開始

  • 主持人(本校校長)宣佈簽字儀式開始,簡要介紹合作經過。
  • 主持人介紹參加代表和到場嘉賓媒體。
  • 雙方代表人簡短講話,表達與對方合作的榮幸以及對合約約定事項在日後實行順利的期望等。

簽字人員簽署文本

  • 協助簽約人員翻開合約夾,指明合約簽字的地方。
  • 雙方先在各自保存的文本上簽字,然後與對方交換簽字。

交接合約文本:雙方簽字人員互換合約文本,並互相握手。(拍照)

交換簽約紀念品

簽約完成後的活動

  • 簽約雙方以及到場重要嘉賓合影留念。
  • 安排媒體拍照或訪問。

禮成 安排到場人員離場,儀式後宴請來賓。

簽約件、相片、資料、禮品歸檔。